Jak zaoszczędziliśmy 3800 zł na czynszu w starej kamienicy

Błąd w pomiarach, czyli gdzie zniknęło 9 metrów

W krakowskich kamienicach ściany bywają grube na metr, a wnęki okienne są głębokie jak szafy. Właściciele często doliczają tę martwą przestrzeń do metrażu użytkowego, za który płacisz. W przypadku naszego klienta, firmy zajmującej się logistyką, umowa mówiła o 151 metrach kwadratowych na drugim piętrze odrestaurowanego budynku. Coś nam jednak nie pasowało w układzie biurek. Wyciągnęliśmy dalmierz laserowy i zmierzyliśmy każdą ścianę co do centymetra, pomijając niefunkcjonalne wnęki i filary konstrukcyjne.

Okazało się, że realna powierzchnia, na której można postawić krzesło lub szafę, to 142.4 metra. Te brakujące 8.6 metra to była czysta fikcja, za którą klient płacił co miesiąc od 4 lat. Przy stawce 72 zł netto za metr, dawało to ponad 600 zł nadpłaty każdego miesiąca. To nie było oszustwo ze strony właściciela, po prostu nikt wcześniej nie sprawdził starych planów architektonicznych z lat 70., które były dołączone do dokumentacji budynku. Liczymy każdy metr, bo diabeł tkwi w detalach pomiaru.

Zrobiliśmy profesjonalny rzut techniczny i przedstawiliśmy go zarządcy kamienicy. Reakcja była do przewidzenia – najpierw niedowierzanie, potem próba obrony starej stawki. Jednak twarde dane z certyfikowanego urządzenia ucięły dyskusję w 14 minut. W nowym aneksie wpisaliśmy poprawny metraż. To była pierwsza cegiełka do naszych oszczędności, która pokazała, że stare mury mają swoje zasady, ale matematyka jest jedna dla wszystkich.

Te brakujące 8.6 metra to była czysta fikcja, za którą klient płacił co miesiąc od 4 lat.

Opłaty eksploatacyjne – pułapka ryczałtu

Drugim punktem zapalnym był tzw. service charge, czyli opłaty eksploatacyjne. Właściciel kamienicy przy ulicy św. Jana pobierał od firmy IT ryczałt w wysokości 21 zł za metr kwadratowy. W tej kwocie miało mieścić się sprzątanie klatek, wywóz śmieci, ochrona i oświetlenie części wspólnych. Brzmi uczciwie? Tylko na papierze. Poprosiliśmy o wgląd w realne faktury od dostawców mediów i firm sprzątających z ostatnich 11 miesięcy. To był kluczowy moment naszej pracy w Mondiairelay-suivi.

Po dokładnej analizie wyszło, że realne koszty utrzymania budynku wynoszą średnio 14.20 zł za metr. Pozostałe 6.80 zł stanowiło ukryty zysk właściciela, co jest częstą praktyką w Krakowie, gdy najemca nie pyta o szczegóły rozliczeń. Mówimy prosto z mostu: ryczałt bez rozliczenia końcowego to często prezent dla wynajmującego. Przy biurze o powierzchni ponad 140 metrów, ta różnica generowała prawie 1000 zł zbędnego kosztu miesięcznie, który w żaden sposób nie przekładał się na komfort pracowników.

Wynegocjowaliśmy przejście na system rozliczeń według realnego zużycia (open book). Właściciel zgodził się na to pod warunkiem, że firma IT podpisze umowę na kolejne 26 miesięcy. Dla klienta była to świetna wiadomość, bo i tak nie planowali przeprowadzki. Dzięki temu prostemu zabiegowi, co miesiąc w kieszeni firmy zostaje kwota, która wystarcza na opłacenie abonamentu za kawę i owoce dla całego 12-osobowego zespołu.

Negocjacje w cztery oczy przy kawie na Kazimierzu

Większość właścicieli nieruchomości w Krakowie to nie są bezduszne fundusze inwestycyjne, ale konkretni ludzie, którzy cenią stabilność. Przygotowaliśmy dla naszego klienta raport rynkowy. Pokazaliśmy w nim 4 inne dostępne biura w promieniu 600 metrów, które miały niższe stawki bazowe. To był nasz argument numer trzy. Nie chcieliśmy straszyć właściciela wypowiedzeniem umowy, ale pokazaliśmy mu realną alternatywę. Pustostan to dla niego strata rzędu 11 000 zł miesięcznie, wliczając koszty utrzymania pustego lokalu.

Spotkaliśmy się w jednej z kawiarni na Kazimierzu, żeby domknąć ustalenia. Szczerze przyznam, że nie było łatwo. Właściciel argumentował, że koszty remontu dachu w zeszłym roku były ogromne. My jednak trzymaliśmy się wersji, że biuro musi zarabiać na siebie, a nie na remonty strukturalne, które leżą po stronie właściciela. Ostatecznie stanęło na obniżce czynszu bazowego o 4.7% w zamian za modernizację oświetlenia na LED przez najemcę, co zresztą i tak planowaliśmy.

Suma wszystkich tych działań – poprawnego pomiaru, urealnienia opłat za media i drobnej obniżki stawki bazowej – dała dokładnie 3824 zł oszczędności miesięcznie. To nie są wirtualne punkty, to realna gotówka, która przestała wypływać z konta firmy. Byłem dumny z tego wyniku, bo pokazuje on, że profesjonalne doradztwo zwraca się w pierwszym kwartale użytkowania biura. Nie lejemy wody, tylko sprawdzamy każdą fakturę i każdy centymetr ściany.

Pustostan to dla właściciela strata rzędu 11 000 zł miesięcznie.